根据《湖北省抗癌协会章程》(以下简称“章程”)相关规定，结合协会业务开展需求，现对协会设立办事机构——秘书处作如下说明：​

一、秘书处职能定位​

作为协会日常运营的核心协调机构，负责统筹协会日常行政事务、落实理事会及常务理事会决议，协调分支机构开展工作，保障协会整体运转高效有序。其设立是保障协会日常运转的基础，能够有效统筹各部门资源、推动理事会决议落地，确保协会各项业务按章程规定有序开展，是连接决策层与执行层的关键纽带。

二、秘书处工作任务​

1. 主持协会日常行政工作，包括公文处理、档案管理、印章使用、办公场地及设备维护等;​

2. 组织制定年度工作计划并推动实施，跟踪计划落实情况，定期向理事会报告工作进展;​

3. 协调组织部、学术部、财务部等各部门的工作衔接，确保各部门目标一致、协同配合;​

4. 负责协会内外沟通联络，对接业务主管单位、登记管理机关及其他社会组织，传递政策信息、反馈协会动态;​

5. 协助秘书长提名副秘书长及各机构负责人，办理专职工作人员聘用手续(依据章程第三十九条)。​

三、秘书处部门设置​

1、组织部​

职能定位：负责协会组织建设、会员管理及会议组织工作，落实民主管理机制，维护会员合法权益，支撑协会 “反映肿瘤科技工作者意见，维护其合法权益” 的宗旨(章程第三条)。组织部的设立能够通过规范化的会员管理、会议组织和民主选举流程，保障会员民主权利实现，确保“会员代表大会为最高权力机构”的制度落地(章程第十六条)，是协会践行“民主管理” 原则、维护会员权益的关键保障，直接关系协会组织基础的稳定性。​

工作任务​

（1）承担会员发展与管理工作，审核入会申请材料，办理会员入会、退会及资格核验手续，建立会员信息档案，跟踪会员参与活动及会费缴纳情况(依据章程第九至第十五条);​

（2）组织会员代表大会、理事会、常务理事会等会议，负责会议筹备、代表资格审核、议程安排、表决组织等工作，确保会议符合“须有 2/3 以上成员出席方能召开” 的法定要求(依据章程第十七条、第二十二条);​

（3）负责理事会、常务理事会及负责人的换届选举组织工作，成立选举委员会，提名候选人，规范投票程序，保障选举过程民主合规(依据章程第二十八至第三十二条);​

（4）收集会员意见建议，协调解决会员诉求，组织会员满意度调查，维护会员选举权、被选举权、监督权等合法权益(依据章程第十二条)。​

2、学术部：

职能定位：聚焦协会核心业务领域，负责学术交流、专业培训、技术推广等工作，推动肿瘤医学领域的科技进步与知识普及，支撑协会“促进肿瘤科技发展” 的宗旨实现(章程第三条)。学术交流与技术推广是章程明确的核心业务(第八条)，也是协会践行“科技兴国战略、人才强国战略” 的关键抓手(章程第三条)。学术部的设立能够系统整合学术资源、精准对接会员专业需求，通过规范化的学术活动和培训体系，推动肿瘤科技人才成长和行业整体水平提升，直接服务于协会“促进肿瘤科技发展”的核心宗旨。​

工作任务​

（1）组织开展国内外学术交流活动，包括年度学术大会、专题研讨会、学科前沿论坛等，搭建肿瘤科技工作者交流平台(依据章程第八条第一项);​

（2）制定专业培训计划，开发肿瘤基础研究、临床诊疗、多学科协作等领域的继续教育课程，开展基层肿瘤专业技术人才培训(依据章程第八条第三项);​

（3）推广肿瘤科学技术新成果、新技术、新方法，组织编写学术著作、科普读物，助力提升全省肿瘤防治研究水平(依据章程第八条第五项、第八项);​

（4）对接国内外学术机构，建立学术合作机制，引进先进学术资源，提升协会在肿瘤医学领域的专业影响力(依据章程第八条第六项)。​

3、财务部​

职能定位：负责协会财务管理与监督，建立健全财务管理制度，规范经费收支，保障资金安全合规使用，接受会员及监管部门监督，确保协会资产规范管理(章程第四十三至第四十七条)。章程明确要求 “建立严格的财务管理制度”“资产管理执行国家规定的财务管理制度”(第四十三条、第四十五条)。财务部的设立是落实财务监管要求的基础，能够通过规范的财务管理确保经费使用合规、透明，保障会员资金安全，维护协会公信力，是协会可持续发展的重要制度保障。​

工作任务​

（1）制定并执行协会财务管理制度，建立会计核算体系，规范原始凭证审核、记账凭证填制、会计账簿登记等工作，保证会计资料合法、真实、准确(依据章程第四十三条);​

（2）负责年度经费预算编制与执行，统筹管理会费收入、社会捐赠、政府资助等资金，按章程规定将经费用于业务范围及事业发展(依据章程第四十条、第四十二条);​

（3）编制财务会计报告，定期向理事会、会员代表大会报告财务状况，接受会员对会费收支的质询(依据章程第十二条第六项、第四十五条);​

（4）配合审计机关及登记管理机关的监督检查，在换届或更换法定代表人时完成财务审计(依据章程第四十六条)，防止资产侵占、私分或挪用(依据章程第四十七条)。​

秘书处各部门的设立均依据章程第二十一条“理事会决定设立办事机构”的规定，职能定位与工作任务紧密围绕章程明确的宗旨、业务范围及管理要求。各机构分工明确、协同配合，共同支撑协会在学术发展、会员服务、规范管理等核心领域的工作开展，是保障协会健康发展、实现宗旨使命的必要组织保障。